Налоговые проверки стройкомпаний: подготовка

Подготовка строительной компании к налоговой проверке начинается с ревизии документов по каждому объекту: договоров с заказчиками и субподрядчиками, смет, актов КС-2 и КС-3, исполнительной документации и общего журнала работ. Инспекция в первую очередь проверяет реальность субподряда, обоснованность расходов на материалы и технику и правильность НДС по авансам. Выездная проверка длится до двух месяцев с возможностью продления, охватывает три года и заканчивается актом, на который можно подать возражения в течение месяца. Если документы собраны заранее, а сотрудники понимают, как отвечать на требования и вопросы, риск доначислений заметно снижается.

Строительная отрасль традиционно входит в зону повышенного внимания ФНС. Длинные цепочки субподрядчиков, крупные авансы и сложная первичка дают инспекции много поводов для вопросов. Для компаний Москвы проверку проводит инспекция по месту учёта, а крупные холдинги могут обслуживаться межрегиональными инспекциями. Ниже по шагам разобрано, какие проверки бывают, как собрать документы, где риски, как защищаться и как вести себя сотрудникам.

Какие проверки грозят строительной компании и сколько они длятся

Налоговый кодекс РФ знает два вида проверок: камеральную и выездную. Камеральная проводится по каждой поданной декларации в здании инспекции. Её срок составляет три месяца со дня подачи декларации, а по НДС два месяца с возможностью продления до трёх. В ходе камеральной проверки инспекция вправе требовать пояснения, а по НДС также документы, если выявлены расхождения или заявлен налог к возмещению.

Выездная проверка назначается решением руководителя инспекции и проводится по месту нахождения компании или в инспекции, если у налогоплательщика нет подходящего помещения. По статье 89 НК РФ её срок не превышает двух месяцев, может быть продлён до четырёх, а в исключительных случаях до шести месяцев. Проверка охватывает три календарных года, предшествующих году вынесения решения о её проведении. Время приостановления, например на период истребования документов у контрагентов или экспертизы, в эти сроки не входит.

Что предшествует выездной проверке

Выездной проверке почти всегда предшествует предпроверочный анализ. Инспекция изучает декларации, сведения о контрагентах из системы контроля НДС, банковские выписки и данные о сотрудниках. Компания может получить приглашение на комиссию по легализации налоговой базы или информационное письмо с предложением уточнить обязательства. Это сигнал, что выездная проверка возможна. Такой вызов нельзя игнорировать: на комиссии лучше присутствовать с подготовленной позицией и представителем.

Сроки по основным мероприятиям

Документы по каждому объекту: что должно быть собрано до прихода инспекции

Основу защиты составляет комплект документов, который показывает, кто, когда и на какой технике выполнял работы. Лучше формировать его по каждому объекту отдельно, а не держать бумаги вперемешку по контрагентам. Когда инспекция запросит документы по конкретному субподрядчику, их можно будет быстро найти и проверить на полноту.

Базовый комплект по объекту

• Договор с заказчиком, дополнительные соглашения, сметы и графики производства работ.
• Договоры субподряда с приложениями, сметами и протоколами согласования цены.
• Акты КС-2 и справки КС-3 по обеим цепочкам: с заказчиком и с субподрядчиками.
• Общий журнал работ, журналы специальных работ, акты скрытых работ, исполнительные схемы.
• Документы о допуске персонала на объект: пропуска, приказы о назначении ответственных, удостоверения.
• Путевые листы, рапорты о работе машин и механизмов, договоры аренды техники.
• Документы на материалы: накладные, сертификаты, акты входного контроля и акты списания.
• Деловая переписка, протоколы совещаний на объекте, фото- и видеофиксация хода работ.

Все документы должны быть подписаны уполномоченными лицами. Отсутствие подписи или подпись лица без доверенности инспекция использует как довод о нереальности операции. Если документооборот ведётся в электронном виде через оператора ЭДО, нужно убедиться, что архив доступен и квитанции о подписании сохранены.

Досье на субподрядчика

На каждого субподрядчика собирается проверочное досье: выписка из ЕГРЮЛ на дату заключения договора, сведения о членстве в СРО, если работы этого требуют, информация о численности, наличии техники и опыте аналогичных работ. Полезно сохранить переписку о выборе контрагента и коммерческие предложения конкурентов. Это доказывает, что компания проявила должную осмотрительность и выбирала исполнителя по деловым критериям.

Документы, которые инспекция получит без вашего участия

Часть доказательств проверяющие собирают сами. Они истребуют документы у заказчика, у субподрядчиков и у поставщиков, получают выписки из банков, сведения из Ростехнадзора и Мосгосстройнадзора о ходе строительства, данные о пропусках на охраняемый объект. Если в документах заказчика по объекту указан один состав субподрядчиков, а в вашей отчётности другой, расхождение станет поводом для отдельного эпизода в акте. Поэтому перед проверкой полезно сверить с заказчиком перечень привлечённых организаций, указанный в исполнительной документации и в уведомлениях о привлечении субподрядчиков, если договор такие уведомления требует.

Риски, на которые инспекция смотрит в стройке в первую очередь

Главный риск связан со статьёй 54.1 НК РФ. Инспекция проверяет, выполнил ли работы именно тот субподрядчик, расходы на которого и вычеты по которому заявлены. Если выясняется, что у субподрядчика нет людей и техники, а деньги от него уходят на счета физических лиц или в другие компании без реальной деятельности, расходы и вычеты НДС снимают. Это самая крупная по суммам категория доначислений у подрядных организаций.

Второй риск касается материалов. Инспекция сопоставляет объёмы закупленных материалов с объёмами работ по КС-2 и нормами расхода по сметам. Если материалов закуплено больше, чем требовалось, а остатков нет, возникают вопросы о завышении расходов. Обратная ситуация, когда материалов меньше, чем нужно по смете, наводит на мысль о неучтённых закупках или давальческих материалах заказчика.

Остальные зоны внимания

• НДС с полученных авансов: своевременность начисления и правильность вычета после приёмки.
• Признание выручки по длительным договорам без поэтапной сдачи.
• Дробление бизнеса: несколько связанных подрядных компаний на упрощённой системе с общим персоналом и техникой.
• Выплаты бригадам и самозанятым, фактически работающим как штатные сотрудники.
• Неустойки и штрафы по договорам, признанные в соглашениях, но не отражённые в учёте.
• Списание дебиторской задолженности заказчиков без оснований для признания её безнадёжной.

Каждый из этих рисков можно оценить заранее. Проверку собственного учёта по тем же критериям, которыми пользуется инспекция, стоит проводить хотя бы раз в год и обязательно после получения сигналов о предпроверочном анализе.

Как ответить на требование инспекции и не дать лишнего

Требование о представлении документов приходит по телекоммуникационным каналам связи. Компания обязана в течение шести рабочих дней отправить квитанцию о его приёме. Если квитанция не ушла и через десять рабочих дней после этого срока, инспекция вправе приостановить операции по расчётному счёту. На само требование отвечают в течение десяти рабочих дней, документы по встречной проверке контрагента по статье 93.1 НК РФ представляются в течение пяти рабочих дней.

Перед ответом проверяют, относятся ли запрошенные документы к предмету и периоду проверки. Инспекция не вправе требовать документы, которые ранее уже были представлены, за исключением подлинников и случаев их утраты налоговым органом. Требование с размытым перечнем, например «все документы по взаимоотношениям с контрагентом», лучше уточнить письменно. Ответ сопровождается описью, где каждый документ указан с реквизитами и количеством листов.

Если документов много или их нет

Когда собрать большой объём за десять дней невозможно, компания на следующий день после получения требования уведомляет инспекцию об этом с указанием причин и срока, в который документы будут представлены. Решение о продлении принимает руководитель инспекции. Если какого-то документа нет, лучше прямо сообщить об этом письменно, чем направлять составленный задним числом. Подлог обнаруживается почерковедческой или технической экспертизой и полностью разрушает позицию компании.

Пояснения по расхождениям в декларации по НДС представляются только в электронном виде по формату ФНС. Пояснения на бумаге считаются непредставленными. В пояснениях по строительным операциям полезно сослаться на конкретный договор, акт и дату зачёта аванса, а не ограничиваться общими фразами о технической ошибке.

Допросы прорабов, бухгалтеров и директора: подготовка и поведение сотрудников

Допрос свидетелей проводится по статье 90 НК РФ. Инспекция вызывает руководителя, главного бухгалтера, инженеров, прорабов и мастеров участков, а также сотрудников контрагентов. Показания прораба, который не знает субподрядчика, часто становятся главным доказательством в акте. Поэтому подготовка к допросам является частью защиты, а не формальностью.

Подготовка не означает заучивания ответов. Сотрудник должен понимать свои права и вспомнить реальные факты: кто работал на объекте, какие организации поставляли технику, кто подписывал акты скрытых работ. Перед допросом полезно просмотреть журнал работ и исполнительную документацию по объекту, о котором будут спрашивать.

Права свидетеля на допросе

• Свидетель вправе прийти на допрос с адвокатом.
• Он может не давать показаний, уличающих его самого, супруга или близких родственников (статья 51 Конституции РФ).
• Он вправе читать протокол до подписания и вносить в него замечания и уточнения.
• Он может отвечать «не помню», если действительно не помнит, вместо предположений.
• Он не обязан отвечать на вопросы, не относящиеся к предмету проверки и к его работе.

Неявка без уважительной причины, неправомерный отказ от показаний и заведомо ложные показания влекут штраф по статье 128 НК РФ. Поэтому стратегия «не ходить и не отвечать» не работает. Гораздо полезнее явиться подготовленным и с представителем, который проследит за корректностью формулировок вопросов и протокола.

Поведение руководства во время выездной проверки

Директору стоит назначить приказом одного ответственного за взаимодействие с проверяющими. Все запросы фиксируются, документы передаются только по описи и только по письменному требованию. Устные просьбы «показать что-нибудь по объекту» лучше вежливо переводить в письменную форму. При осмотре помещений и территорий по статье 92 НК РФ нужно убедиться, что осмотр проводится в рамках выездной проверки, и проверить протокол осмотра.

Акт, возражения и обжалование решения в Москве

По окончании выездной проверки составляется справка, а затем в течение двух месяцев акт. Акт вручается налогоплательщику, и с этого дня идёт месячный срок на письменные возражения. В возражениях разбирается каждый эпизод: какие доказательства инспекции противоречат документам, где выводы основаны на показаниях, опровергнутых журналом работ, где не учтён реальный размер затрат. Возражения подкрепляются документами, которые не были представлены ранее, включая заключения специалистов.

На рассмотрении материалов проверки компания вправе присутствовать и давать пояснения. Если после возражений инспекция провела дополнительные мероприятия налогового контроля, у налогоплательщика появляется право ознакомиться с их результатами и представить новые возражения. Нарушение права на участие в рассмотрении является существенным нарушением процедуры.

Досудебное и судебное обжалование

Решение инспекции до обращения в суд обжалуется в вышестоящий налоговый орган. Для компаний Москвы это УФНС России по г. Москве, а для крупнейших налогоплательщиков ФНС России. Апелляционная жалоба подаётся через инспекцию, вынесшую решение, до вступления его в силу. Подача жалобы откладывает вступление решения в силу и взыскание доначисленных сумм.

После решения по жалобе компания вправе обратиться в Арбитражный суд города Москвы с заявлением о признании решения инспекции недействительным. Срок на такое обращение составляет три месяца и отсчитывается от дня, когда стало известно о решении вышестоящего органа. Вместе с заявлением можно просить суд о приостановлении действия решения как обеспечительной мере, чтобы не допустить списания денег со счёта до рассмотрения дела. Дальнейшие инстанции: Девятый арбитражный апелляционный суд и Арбитражный суд Московского округа.

План подготовки на ближайшие недели

Подготовку удобно вести по плану, разбитому на короткие шаги. Начинать стоит с объектов и контрагентов, по которым суммы наибольшие и где уже были вопросы от инспекции в ходе камеральных проверок.

1. Составить перечень объектов за три последних года с суммами по договорам с заказчиками и субподрядчиками.
2. Проверить комплектность документов по каждому объекту и отметить пробелы.
3. Собрать досье на субподрядчиков, по которым инспекция может усомниться в реальности работ.
4. Сверить данные о материалах и технике с объёмами в КС-2.
5. Проверить расчёт НДС по авансам и признание выручки по длительным договорам.
6. Назначить ответственного за взаимодействие с инспекцией и утвердить порядок передачи документов.
7. Провести инструктаж сотрудников, которых могут вызвать на допрос.
8. Определить, при каких сигналах компания подаёт уточнённую декларацию самостоятельно.

Уточнённая декларация, поданная до того, как инспекция обнаружила ошибку, и с уплатой недоимки и пеней освобождает от штрафа. Это одна из причин проводить внутреннюю проверку заранее, а не после получения решения о выездной проверке.

Адвокат, сопровождающий строительные компании, подключается на этапе подготовки: проверяет договоры и первичку, оценивает риски по субподрядчикам, готовит ответы на требования, участвует в допросах и пишет возражения. Если проверка выявит претензии к контрагенту, например к субподрядчику, который сорвал работы или не передал документы, параллельно можно готовить требования к нему через арбитражный суд.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта sporystroitelnye@gmail.com.