Закупочный комплаенс стройкомпании

Закупочный комплаенс стройкомпании — это набор внутренних правил, по которым подрядная организация выбирает поставщиков и субподрядчиков, участвует в торгах и документирует каждую покупку так, чтобы потом выдержать налоговую проверку, проверку заказчика и строительный спор в арбитражном суде Москвы. Для генподрядчика это не формальность: от того, как оформлена закупка бетона, металла или работ субподрядчика, зависит, удастся ли защитить расходы и вычеты НДС, доказать объём работ и отбиться от претензий о завышении цены.

Короткий ответ на вопрос «с чего начать» такой. Нужно утвердить положение о закупках и регламент проверки контрагентов, назначить ответственного за соблюдение этих правил, ввести декларации о конфликте интересов для сотрудников, которые выбирают поставщиков, и хранить досье по каждой сделке. Срок внедрения в компании среднего размера обычно занимает несколько месяцев, а стоимость адвокатской работы зависит от числа закупочных процессов, объёма действующих договоров и того, есть ли у компании госконтракты по 44-ФЗ или закупки по 223-ФЗ.

Что охватывает закупочный комплаенс подрядной организации

В строительной компании через закупки проходит основная часть себестоимости объекта. Материалы, аренда техники, услуги субподрядчиков, проектные и изыскательские работы покупаются у десятков контрагентов. Каждая такая покупка создаёт три вида риска: налоговый, договорный и репутационный. Комплаенс нужен, чтобы управлять всеми тремя по единым правилам, а не решать вопрос заново на каждом объекте. Для закупки нужна проверка поставщиков до договора, особенно когда речь о камне и щебне, добытых в карьерах России.

Налоговая сторона

Налоговый кодекс РФ в статье 54.1 разрешает учитывать расходы и вычеты только по реальным операциям, которые исполнил именно тот контрагент, с которым заключён договор. В строительстве налоговые органы чаще всего спорят о субподрядчиках без персонала, техники и опыта. Если компания не может показать, почему выбрала такого исполнителя и как проверила факт работ, доначисления ложатся на генподрядчика.

Антикоррупционная сторона

Федеральный закон «О противодействии коррупции» в статье 13.3 обязывает организации принимать меры по предупреждению коррупции. Для стройкомпании это означает правила о подарках, о конфликте интересов, об отношениях с представителями заказчиков и контролирующих органов. КоАП РФ (статья 19.28) устанавливает крупные штрафы для юридического лица, от имени которого передано незаконное вознаграждение, и наличие внутренних антикоррупционных мер суд учитывает при оценке вины организации.

Договорная сторона

Каждая закупка оформляется договором поставки, субподряда или оказания услуг. Комплаенс задаёт обязательные условия этих договоров: порядок приёмки, требования к исполнительной документации, ответственность за качество, право генподрядчика на аудит субподрядчика. Без единых условий одни договоры защищают компанию, другие оставляют её без доводов в будущем споре.

Отбор поставщиков и субподрядчиков по единым правилам

Главная задача на этапе отбора — чтобы решение о выборе контрагента принимал не один человек и чтобы основания выбора остались на бумаге. Поставщик бетона, выбранный прорабом по знакомству, может оказаться и добросовестным. Но доказать это через три года налоговому инспектору или суду без документов будет сложно.

Предквалификация

Перед первым договором контрагент проходит предквалификацию. Служба безопасности или адвокат проверяет регистрационные данные в ЕГРЮЛ, сведения ФНС о задолженности и численности, судебную историю на kad.arbitr.ru, исполнительные производства в банке данных ФССП, сообщения о банкротстве на fedresurs.ru. Для субподрядчика дополнительно проверяют членство в СРО, если оно требуется для его вида работ, и наличие специалистов в национальном реестре.

Сравнение предложений

Даже коммерческая компания, не обязанная проводить торги, выигрывает от простого правила: закупка выше определённого внутреннего порога проходит с получением нескольких предложений. Сравнительная таблица цен, сроков и условий оплаты сохраняется в досье сделки. Она показывает, что цена рыночная, и снимает подозрения в том, что контрагент выбран ради вывода денег.

Досье контрагента

На каждого существенного поставщика и субподрядчика ведётся досье. В нём лежат учредительные документы, выписка из реестра СРО, копии лицензий, доверенность подписанта, результаты проверки и решение ответственного лица о допуске. Досье обновляют при каждом новом крупном договоре, потому что за год у контрагента может смениться директор, появиться иск о банкротстве или исчезнуть персонал.

Участие стройкомпании в тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Для подрядчика, который работает с государственными и муниципальными заказчиками или с госкомпаниями, закупочный комплаенс имеет вторую сторону. Компания сама становится участником закупки и должна соответствовать требованиям заказчика на всех этапах: от подачи заявки до исполнения контракта.

Требования к участнику

Закон о контрактной системе (44-ФЗ) устанавливает единые требования к участникам: отсутствие задолженности по налогам выше установленного предела, отсутствие процедуры банкротства и ликвидации, отсутствие судимости руководителя по экономическим статьям, отсутствие конфликта интересов с заказчиком. Для строительных работ заказчик может установить дополнительные требования к опыту, который подтверждают исполненными контрактами и актами приёмки. Ответственный за тендеры отслеживает, чтобы эти условия выполнялись постоянно, а не только в день подачи заявки.

Реестр недобросовестных поставщиков

Если заказчик расторг контракт в одностороннем порядке из-за существенного нарушения, сведения о подрядчике могут попасть в реестр недобросовестных поставщиков. Это закрывает доступ к значительной части госзакупок. Комплаенс-процедура здесь простая: любое письмо заказчика о нарушении сроков или качества немедленно попадает к адвокату, который готовит ответ и собирает доказательства причин задержки, например, непередачу площадки или проектной документации.

Закупки по 223-ФЗ

Госкомпании и их дочерние общества закупают по собственным положениям о закупке. Требования в них различаются: где-то нужна банковская гарантия, где-то обеспечение заявки, где-то предварительная квалификация. Подрядчику полезно вести реестр положений ключевых заказчиков и заранее готовить пакет документов под каждого.

Обеспечение и исполнение контракта

После победы в торгах подрядчик предоставляет обеспечение исполнения контракта, чаще всего независимую гарантию банка. Банк выдаёт её не сразу: он проверяет финансовое положение компании, её судебную историю и налоговую дисциплину. Компания с беспорядком в закупочных документах рискует получить отказ банка в последний момент и потерять контракт. На стадии исполнения заказчик по госконтракту проверяет привлечение субподрядчиков, в том числе из числа субъектов малого предпринимательства, если такое условие было в документации. Договоры с ними, акты и платёжные поручения нужно хранить так, чтобы предъявить по первому запросу.

Конфликт интересов и откаты в закупочной цепочке

Самые болезненные нарушения в строительных закупках связаны с людьми внутри компании. Начальник участка, который заказывает работы у фирмы родственника, или снабженец, получающий вознаграждение от поставщика, создают для работодателя и убытки, и правовые риски.

Декларации и раскрытие связей

Сотрудники, влияющие на выбор контрагентов, ежегодно подписывают декларацию о конфликте интересов. В ней они раскрывают участие в других компаниях, родственные связи с работниками контрагентов и заказчиков. Декларацию сверяют с данными ЕГРЮЛ: совпадение адресов, телефонов или учредителей с сотрудниками компании служит поводом для проверки.

Признаки нарушений

На практике о проблеме сигнализируют повторяющиеся победы одного поставщика при заметно более высокой цене, дробление закупок под внутренний порог, авансы без обеспечения новым контрагентам, акты, подписанные до фактического выполнения работ. Ответственный за комплаенс выборочно проверяет такие сделки и докладывает руководству.

Что делать при выявлении

Если конфликт интересов подтвердился, сделку пересматривают, а работника отстраняют от закупок по этому контрагенту. Убытки, причинённые компании, можно взыскать с виновного работника по правилам трудового законодательства, а с директора, если решение принимал он, по статье 53.1 ГК РФ. Документирование проверки нужно и для того, чтобы в споре с поставщиком компания могла ссылаться на недобросовестность сделки.

Если директор или другой контролирующий участник заключил договор с аффилированной фирмой на заведомо невыгодных условиях, такую сделку можно оспорить как сделку с заинтересованностью по закону «Об обществах с ограниченной ответственностью» или как сделку, совершённую в ущерб интересам общества (пункт 2 статьи 174 ГК РФ). Иск подают в арбитражный суд от имени компании или участника. Шансы выше, когда внутренние декларации показывают, что связь скрыли, а сравнительная таблица цен подтверждает переплату.

Антимонопольные риски при участии в торгах

Строительная отрасль регулярно попадает в поле зрения антимонопольного органа. Закон «О защите конкуренции» в статье 11 запрещает соглашения конкурентов, которые приводят к повышению или поддержанию цен на торгах. Статья 14.32 КоАП РФ предусматривает оборотные штрафы для участников таких соглашений.

Как возникает картель на ровном месте

Типовая ситуация выглядит безобидно. Несколько подрядчиков, давно знакомых между собой, договариваются не снижать цену на торгах друг против друга или поочерёдно уступать контракты. Иногда заявки подают с одного IP-адреса, документы готовит один и тот же сотрудник, сметы совпадают до запятой. ФАС России выявляет такие совпадения по электронным следам, и для доказательства сговора этого часто хватает.

Правила для сотрудников

Комплаенс-политика запрещает обсуждать с конкурентами цены и намерения участвовать в торгах. Если компания планирует объединиться с другой для крупного контракта, это оформляют открыто: договором простого товарищества, привлечением субподрядчика или консорциумом, где он допускается. Такие договорённости заранее проверяет адвокат.

Субподряд и конкуренты

Отдельный риск возникает, когда победитель торгов передаёт значительную часть работ проигравшему участнику. Само по себе это законно, но в совокупности с другими признаками может стать доказательством сговора. Поэтому выбор такого субподрядчика проходит через стандартную процедуру сравнения предложений, а не оформляется «по договорённости».

Внедрение закупочного комплаенса: документы и роли

Внедрение начинают с описания того, как закупки идут сейчас. Адвокат интервьюирует снабжение, руководителей проектов, бухгалтерию и выясняет, кто фактически выбирает контрагентов, кто согласует договоры и кто подписывает акты. Разрыв между реальной практикой и бумагой показывает, с чего начинать.

Базовый пакет документов

Обучение и контроль

Документы работают только тогда, когда сотрудники понимают их смысл. Для снабженцев и прорабов проводят короткое обучение на примерах из строительной практики: как выглядит сомнительный поставщик, почему нельзя подписывать акт до фактического выполнения, что делать с подарком от контрагента. Раз в год ответственный проводит выборочный аудит нескольких десятков закупок и отчитывается перед участниками.

Связь с договорной работой

Комплаенс не должен тормозить объект. Поэтому в регламенте предусматривают упрощённый порядок для срочных закупок при аварийных работах с обязательной последующей проверкой. Для повторяющихся закупок у проверенных поставщиков заключают рамочные договоры, и тогда каждая отдельная заявка не требует нового согласования.

Кому подчиняется ответственный

Ответственный за закупочный комплаенс не должен зависеть от тех, кого он проверяет. Если он подчиняется директору по снабжению, его замечания по сделкам снабжения легко отложить. В небольших компаниях функцию поручают адвокату с прямым докладом генеральному директору или участникам. В группах компаний создают общую службу, которая обслуживает все юрлица группы по единым правилам и раз в квартал готовит отчёт о выявленных нарушениях и принятых мерах.

Советы руководителю: как комплаенс работает в строительном споре

Хорошо выстроенная система закупок напрямую влияет на исход строительных споров. Когда генподрядчик взыскивает с заказчика задолженность по договору подряда, заказчик нередко возражает, что работы выполнены не самим подрядчиком или по завышенным ценам. Досье субподрядчика, сравнительная таблица предложений и исполнительная документация отвечают на эти доводы.

Доказательства реальности работ

Суд и эксперт при строительно-технической экспертизе изучают общий журнал работ, акты скрытых работ, сертификаты на материалы, накладные поставщиков. Если закупочные документы собраны в одном досье, адвокат за несколько дней готовит доказательственную базу. Если они разбросаны по объектам и почте сотрудников, часть доказательств будет потеряна.

Споры с субподрядчиками

Когда субподрядчик требует оплаты, а генподрядчик заявляет о недостатках, решающим становится то, как была организована приёмка. Типовой договор субподряда с понятным порядком сдачи работ, сроками на мотивированный отказ и требованиями к документам защищает генподрядчика и одновременно дисциплинирует его собственный персонал.

Практические шаги на ближайший месяц

1. Составить перечень всех действующих договоров с поставщиками и субподрядчиками и отметить, по каким нет досье проверки.
2. Проверить пять-десять крупнейших контрагентов по открытым источникам и оценить налоговые риски.
3. Утвердить хотя бы базовый регламент проверки и форму декларации о конфликте интересов.
4. Пересмотреть типовые договоры субподряда в части приёмки и исполнительной документации.
5. Назначить ответственного и определить, кому он подчиняется.

Адвокат по строительным спорам помогает выстроить закупочные процедуры под реальные процессы компании, проверяет договоры и контрагентов, сопровождает налоговые и антимонопольные проверки и представляет компанию в арбитражном суде, если спор с поставщиком или заказчиком всё же возник.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта sporystroitelnye@gmail.com