Выемки документов у стройкомпаний

Выемка документов у строительной компании проводится либо налоговым органом в ходе выездной проверки по статье 94 Налогового кодекса РФ, либо следователем по уголовному делу по статье 183 УПК РФ. В обоих случаях основанием служит письменное постановление, которое обязаны предъявить до начала действий. Сначала компании предлагают выдать документы добровольно, и только при отказе их изымают принудительно. Всё изъятое перечисляется в протоколе или описи, копия протокола вручается представителю компании. Подлинники налоговая инспекция вправе забрать только при риске их уничтожения или подмены, с них делаются копии. Если в офис или на объект пришли с выемкой, первое действие — позвонить адвокату и попросить у проверяющих постановление.

Для подрядной организации выемка означает больше, чем потерю папок с бумагами. Изъятые договоры, сметы, акты КС-2 и исполнительная документация нужны для текущих расчётов с заказчиком, для сдачи объекта и для споров в арбитражном суде. Неправильно составленная опись может привести к тому, что документы потом не удастся вернуть или доказать их состав. Ниже разобрано, кто и на каком основании проводит выемку, как вести себя сотрудникам, как защищать права компании и что проверять в протоколе.

Кто и на каком основании вправе изъять документы строительной компании

Документы у юридического лица могут изъять в трёх процедурах. Налоговая выемка возможна только в рамках выездной налоговой проверки. Следственная выемка и обыск проводятся по возбуждённому уголовному делу или, в ограниченных случаях, при проверке сообщения о преступлении. Оперативные сотрудники полиции проводят гласное обследование помещений по закону об оперативно-розыскной деятельности и тоже вправе изымать документы. Каждая процедура имеет свои основания, участников и правила оформления.

Для строительных компаний поводы чаще всего связаны с налоговыми претензиями к субподрядчикам, со спорами по государственным контрактам и с заявлениями контрагентов о мошенничестве при расчётах. Например, заказчик, который считает, что аванс был получен без намерения выполнять работы, иногда идёт с заявлением в полицию вместо иска в арбитражный суд. Тогда документы по договору становятся предметом интереса следствия.

Сравнение процедур изъятия

Налоговая выемка по статье 94 НК РФ: порядок и ограничения

Налоговая выемка проводится, когда инспекция в ходе выездной проверки не получила документы по требованию или имеет основания полагать, что они будут уничтожены, скрыты или изменены. Должностное лицо выносит мотивированное постановление, которое утверждает руководитель инспекции или его заместитель. В постановлении указывается, какие документы и предметы подлежат изъятию и почему.

Проведение выемки ночью запрещено. Присутствуют понятые, а также лица, у которых изымаются документы. Перед началом проверяющие предъявляют постановление и разъясняют права. Компании предлагают добровольно выдать перечисленные документы. Если она отказывается, выемка проводится принудительно, вплоть до вскрытия закрытых помещений, но без причинения не вызванного необходимостью ущерба.

Подлинники и копии

Изъятие подлинников налоговым органом допускается только при наличии достаточных оснований полагать, что они могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены. Во всех остальных случаях изымаются копии, заверенные проверяющим. Если подлинники всё же забирают, с них изготавливаются копии, которые передаются компании. При невозможности сделать копии на месте инспекция передаёт их в течение пяти дней после изъятия.

Для подрядчика это существенное правило. Подлинники актов КС-2, подписанных заказчиком, могут понадобиться в арбитражном процессе о взыскании задолженности. Если они изъяты, суду придётся представлять заверенные копии и сведения о том, где находятся оригиналы. Это нужно учитывать при подготовке иска или отзыва.

Выемка и обыск по уголовному делу: чем отличается порядок

Следственная выемка проводится на основании постановления следователя, когда точно известно, какие документы нужны и где они находятся. Обыск назначается, когда документы или предметы нужно найти. На практике в офис строительной компании нередко приходят с постановлением об обыске, хотя речь идёт о конкретном перечне договоров. Разница важна: при обыске следователь вправе осматривать всё помещение, при выемке он ограничен предметом постановления.

Понятые участвуют по усмотрению следователя. Если их нет, обязательна видеофиксация или иная техническая фиксация хода следственного действия. Перед началом следователь предлагает добровольно выдать то, что указано в постановлении. Если документы выданы и нет оснований опасаться их сокрытия, следователь вправе ограничиться изъятием выданного.

Электронные носители

Изъятие компьютеров, серверов и флеш-накопителей регулирует статья 164.1 УПК РФ. По уголовным делам о преступлениях в сфере предпринимательской деятельности, к которым относятся и налоговые составы, изъятие электронных носителей ограничено. Оно допускается, в частности, при назначении судебной экспертизы или по решению суда. Законный владелец вправе ходатайствовать о копировании информации на другие носители, и копирование проводится с участием специалиста.

Для строительной компании изъятие сервера с бухгалтерской базой и сметными программами останавливает работу. Поэтому заявление о копировании данных вместо изъятия делается сразу, устно и затем письменно в протоколе. Специалист записывает информацию на носители, которые предоставляет компания, и это фиксируется.

Гласное обследование до возбуждения дела

Оперативные сотрудники нередко приходят раньше следователя, когда уголовного дела ещё нет. Они проводят гласное обследование помещений, зданий и транспортных средств на основании распоряжения руководителя органа, осуществляющего оперативно-розыскную деятельность. Это не обыск и не выемка, но документы и носители в ходе обследования тоже изымаются, о чём составляется протокол. Представителю компании нужно ознакомиться с распоряжением и проверить, какие помещения и по какому адресу разрешено обследовать. Если пришли в офис по одному адресу, а распоряжение выдано на склад или строительный городок по другому, это фиксируется в замечаниях.

Результаты обследования потом передают следователю, и изъятые документы становятся материалами проверки сообщения о преступлении. Требовать возврата документов, изъятых при обследовании, можно у органа, проводившего обследование, а после возбуждения дела у следователя. Опись изъятого здесь не менее важна, чем при следственной выемке.

Присутствие адвоката

При обыске и выемке в помещении организации вправе присутствовать адвокат того лица, у которого проводится следственное действие. Следователь не обязан откладывать начало до его приезда, но не вправе препятствовать его участию. Адвокат следит за соблюдением границ постановления, заявляет ходатайства и вносит замечания в протокол.

Первые действия офиса и площадки при появлении проверяющих

Выемка редко ограничивается офисом. Документы по объектам хранятся в бытовках прорабов, у инженеров технического надзора, в архиве исполнительной документации. Поэтому инструкция на случай выемки нужна для офиса и для строительных площадок.

Порядок действий в первые минуты

1. Сотрудник на входе или охрана просит предъявить служебные удостоверения и постановление и сообщает руководителю.
2. Руководитель или назначенный ответственный встречает проверяющих и вызывает адвоката.
3. С постановления снимается копия или фотография, проверяются дата, подпись, утверждение руководителем органа и перечень документов.
4. Ответственный записывает фамилии и должности всех участников и понятых.
5. Сотрудникам запрещается уничтожать, выносить или изменять какие-либо документы и данные.
6. По каждому помещению, где идёт осмотр, назначается сотрудник, который наблюдает за действиями.

Нельзя препятствовать проверяющим физически, закрывать кабинеты и уничтожать документы. Такие действия станут самостоятельным основанием для ответственности и подтвердят довод о риске уничтожения доказательств. Одновременно не нужно выдавать то, что в постановлении не указано, и давать объяснения без юриста.

Сотрудники и объяснения

Во время выемки проверяющие часто задают сотрудникам вопросы «для протокола». Опрос оформляется отдельно, и у сотрудника есть право не давать показаний против себя и привлекать адвоката. Прорабам и бухгалтерам полезно заранее объяснить, что вежливый отказ от беседы до приезда адвоката допустим и не является препятствием выемке.

Защита прав компании во время и после изъятия

Защита начинается с проверки постановления. Налоговая выемка вне выездной проверки, постановление без утверждения руководителем инспекции, проведение выемки ночью, изъятие документов за пределами периода проверки являются нарушениями. По уголовному делу проверяются полномочия следователя, номер дела, наличие судебного решения там, где оно требуется. Каждое нарушение фиксируется в протоколе.

После изъятия решается вопрос о возврате документов. Компания пишет ходатайство о возврате подлинников или выдаче копий, если документы нужны для хозяйственной деятельности: для сдачи объекта, для расчётов с заказчиком, для арбитражного процесса. Следователь рассматривает ходатайство и выносит постановление. Отказ можно обжаловать.

Куда обжаловать

• Действия налоговых органов при выемке обжалуются в вышестоящий налоговый орган, для Москвы в УФНС России по г. Москве, а затем в арбитражный суд.
• Жалобу на действия следователя можно направить прокурору, надзирающему за следствием, либо его процессуальному начальнику (статья 124 УПК РФ).
• Судебный контроль за действиями следователя, ограничивающими права компании, осуществляет районный суд по месту производства предварительного расследования (статья 125 УПК РФ).
• Отказ в возврате изъятого обжалуется по тем же правилам, что и иные процессуальные решения следователя.

Обжалование не всегда приводит к признанию выемки незаконной. Но оно фиксирует нарушения, которые затем используются при оценке допустимости доказательств, полученных при изъятии. Если документы изъяты с нарушением закона, ссылаться на них в решении по проверке или в обвинении становится сложнее.

Протокол и опись изъятого: что проверить до подписи

Протокол выемки составляется в ходе действия или сразу по окончании. В налоговой процедуре его порядок определяет статья 99 НК РФ, в уголовной статья 166 УПК РФ. В протоколе указываются место и время, участники, основание, порядок проведения и перечень изъятого. Опись может быть приложена к протоколу и должна подписываться всеми участниками.

Что проверить перед подписью

• Каждый изъятый документ назван с реквизитами: номер и дата договора, номер акта, период, количество листов.
• Указано, подлинник это или копия.
• Электронные носители описаны с серийными номерами и способом упаковки.
• Отражены заявления представителя компании, включая просьбу о копировании информации.
• Указаны все лица, присутствовавшие при действии, и время начала и окончания.
• Упаковка изъятого опечатана, на ней есть подписи участников.

Формулировки вроде «папка с документами» или «документы по взаимоотношениям с контрагентами, 3 коробки» недопустимы. По такой описи невозможно доказать, какие документы изъяты, и невозможно потребовать их возврата. Если проверяющие торопятся, представитель компании вправе требовать подробного описания и отражает отказ в замечаниях.

Замечания и копия протокола

Подписывать протокол без прочтения нельзя. Если записи не соответствуют происходившему, представитель вносит замечания своими словами: что изъяли сверх постановления, какие ходатайства отклонены, какие помещения осматривались без участия представителя. Копия протокола вручается компании. Если её не выдали, это нужно отметить в замечаниях и затем запросить письменно.

Как подготовить документооборот заранее, чтобы выемка не остановила стройку

Компания, у которой документы систематизированы по объектам, а электронный архив дублирован, переживает выемку легче. Изъятие бумажного комплекта не останавливает работу, если есть заверенные копии ключевых договоров и актов, а данные бухгалтерии и сметы хранятся в резервной копии. Подготовка занимает время, но не требует больших затрат.

Полезно утвердить внутренний регламент на случай визита проверяющих. В нём указываются ответственный за взаимодействие, контакты адвоката, порядок допуска в помещения и на объекты, правила копирования документов перед их передачей. Регламент доводится до руководителей участков и охраны строительных площадок под подпись.

Отдельно стоит договориться с заказчиками и субподрядчиками о том, как стороны действуют, если документы по общему объекту изъяты у одной из них. Удобно закрепить в договоре обязанность уведомить другую сторону об изъятии и предоставить заверенные копии актов, без которых невозможно продолжить приёмку работ и расчёты. Такое условие снижает риск, что изъятие бумаг у контрагента сорвёт сроки сдачи или оплату по вашему договору.

Что стоит сделать заранее

• Сканировать подписанные акты КС-2 и КС-3, договоры и дополнительные соглашения сразу после подписания.
• Хранить исполнительную документацию по объектам в едином архиве с описью.
• Настроить резервное копирование баз бухгалтерского учёта и сметных программ.
• Разграничить доступ к документам и определить, кто вправе их выдавать.
• Провести инструктаж сотрудников офиса и прорабов о правах и порядке действий.

Адвокат, сопровождающий строительные компании, помогает подготовить регламент, выезжает на выемку, проверяет постановление и протокол, составляет ходатайства о копировании и возврате документов и обжалует нарушения. Если изъятие связано со спором с заказчиком или субподрядчиком, параллельно оценивается, как изъятые документы повлияют на арбитражное дело о задолженности, неустойке или неотработанном авансе.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта sporystroitelnye@gmail.com.