Встречные проверки подрядчиков

Встречная проверка подрядчика означает, что налоговая инспекция требует у строительной компании документы и сведения о её сделках с другой организацией, которую проверяют. Основание даёт статья 93.1 Налогового кодекса РФ. Требование приходит по телекоммуникационным каналам связи вместе с копией поручения той инспекции, которая ведёт проверку. На ответ отводится пять рабочих дней со дня получения требования. Если собрать бумаги в этот срок нельзя, подрядчик сообщает об этом в инспекцию не позднее следующего дня и просит продлить срок. Молчание не спасает: за непредставление документов НК РФ предусматривает штраф, а сам отказ инспекция расценит как признак того, что сделки не было.

В Москве встречные проверки чаще всего касаются цепочек «заказчик — генподрядчик — субподрядчик». Инспекция проверяет одного участника и запрашивает подтверждение у остальных. Для подрядчика это не проверка его собственных налогов, но его ответ попадёт в материалы чужого дела. Неполный или небрежный пакет документов легко превращается в довод о формальном документообороте, и тогда претензии появляются уже у самого подрядчика.

Первые шаги после получения требования такие: отправить квитанцию о приёме, установить, о каком договоре и каком контрагенте идёт речь, проверить реквизиты поручения, собрать первичку по объекту и подготовить сопроводительное письмо с описью. Оценить риски и выстроить ответ помогает адвокат по налоговым вопросам строительных компаний. Стоимость такой работы зависит от объёма документов и того, идёт ли речь о разовом ответе или о сопровождении на всём протяжении проверки.

Почему инспекция запрашивает документы именно у подрядчика

Налоговый орган проверяет контрагента подрядчика и хочет убедиться, что работы по договору действительно выполнялись. Строительство для инспекции зона повышенного внимания: длинные цепочки субподряда, большие суммы вычетов по НДС, авансы, привлечение сторонних бригад. Отсюда частые встречные запросы по всей цепочке участников объекта.

Типичные поводы для запроса

• Выездная или камеральная проверка генподрядчика, который принял работы подрядчика к вычету.
• Расхождения в книгах покупок и продаж, выявленные системой АСК НДС-2. Так называемый разрыв может возникнуть на любом звене цепочки.
• Проверка заказчика, который оспаривает реальность объёмов, принятых по актам.
• Камеральная проверка декларации по НДС с суммой к возмещению.
• Запрос вне рамок проверки по конкретной сделке. Пункт 2 статьи 93.1 НК РФ разрешает инспекции истребовать информацию о конкретной сделке и тогда, когда проверка не назначена.

Что инспекция пытается установить

Задача встречной проверки сводится к сопоставлению. Инспектор сравнивает документы проверяемой компании с документами её контрагента. Совпадают ли даты актов, объёмы, суммы, адреса объектов, подписанты. Были ли у подрядчика люди, техника и материалы для таких работ. Не вернулись ли деньги обратно по цепочке.

Подрядчик часто не знает, какую версию строит инспекция. Поэтому любой документ из ответа надо рассматривать как доказательство, которое могут прочитать в пользу как проверяемой компании, так и против неё. Ответ должен быть точным, согласованным с договором и не содержать лишнего.

Требование по статье 93.1: из чего оно состоит и сколько дней на ответ

Встречная проверка запускается так. Инспекция, которая проверяет контрагента, направляет поручение в инспекцию по месту учёта подрядчика. Та в течение нескольких дней формирует требование и отправляет его подрядчику. К требованию обязательно прикладывается копия поручения. Без неё у подрядчика есть основания запросить недостающие сведения.

Реквизиты, которые проверяют сразу

• Наименование и ИНН организации, о которой запрашиваются документы.
• Указание, в рамках какой проверки или по какой сделке идёт запрос.
• Перечень документов или сведений с привязкой к договору, периоду или объекту.
• Дата требования, подпись должностного лица, номер поручения.

Если запрос вне проверки, требование должно позволять понять, о какой сделке речь: дата и номер договора, предмет, сумма или период. Общая формулировка «все документы по взаимоотношениям за три года» без связи с конкретной проверкой даёт повод уточнить запрос письмом.

Сроки и квитанция о приёме

Требование по ТКС подрядчик обязан подтвердить квитанцией о приёме в течение шести рабочих дней. Без квитанции инспекция вправе приостановить операции по банковскому счёту. Для строительной компании блокировка счёта посреди работ на объекте чревата срывом расчётов с поставщиками и бригадами, поэтому электронный документооборот с налоговой нужно отслеживать ежедневно.

Пять рабочих дней на представление документов считаются со дня получения требования. Если пакет большой, например исполнительная документация по объекту за год, подрядчик направляет уведомление о невозможности представить документы в срок. В нём указывают причину и дату, к которой документы будут готовы. Инспекция решает, продлить ли срок. Отказ в продлении не освобождает от обязанности ответить, но уведомление показывает добросовестность.

Какие документы подрядчика обычно истребуют по объекту

Перечень зависит от того, что проверяет инспекция. Если вопрос в реальности работ, запрашивают исполнительную документацию. Если вопрос в цене, просят сметы и расчёты. Если интересуют деньги, просят платёжные поручения и акты сверки.

Договорная и расчётная часть

Обычно это договор подряда или субподряда со всеми дополнительными соглашениями, сметы и расчёты стоимости, акты о приёмке выполненных работ по форме КС-2, справки о стоимости по форме КС-3, счета-фактуры или УПД, платёжные документы, акты сверки. Копии заверяет руководитель или уполномоченное лицо, с подписью, датой и печатью при её наличии.

Исполнительная документация и следы работы на площадке

Сюда относятся общий журнал работ, акты освидетельствования скрытых работ, исполнительные схемы, журналы входного контроля материалов, сертификаты и паспорта на материалы. Инспекция может спросить о персонале: приказы о направлении работников на объект, списки на пропуска, табели. О технике говорят путевые листы, договоры аренды механизмов, документы на доставку материалов.

Чего в ответе быть не должно

Подрядчик не обязан создавать новые документы под запрос. Не нужно составлять задним числом акты, журналы или справки, которых не было. Такие бумаги легко опровергаются по метаданным, датам изготовления бланков и показаниям, а их подготовка создаёт отдельный риск. Если документа нет, честнее так и написать с объяснением причины.

Когда исполнить требование можно не полностью

Встречная проверка не даёт инспекции неограниченных прав. НК РФ связывает запрос с конкретной проверкой или конкретной сделкой. Отказаться от ответа целиком почти никогда не стоит, но исполнить требование в обоснованном объёме подрядчик вправе.

Основания для частичного ответа

• Запрошены документы, которые не относятся к взаимоотношениям с проверяемой компанией.
• Период запроса выходит за пределы проверяемого периода без объяснения.
• Документы уже передавались в ту же инспекцию раньше. Повторно их можно не направлять, если подрядчик укажет, когда и с каким письмом они были поданы. Исключение составляют случаи, когда оригиналы или копии были утрачены налоговым органом из-за непреодолимой силы.
• Требование составлено так, что нельзя понять, какие именно документы нужны.
• Документы физически отсутствуют: утрачены, изъяты, не создавались.

Как оформить частичный отказ

Отказ излагают в сопроводительном письме, а не умалчивают. По каждому пункту требования пишут: представлено, представлялось ранее с указанием реквизитов письма, отсутствует с пояснением причины, не относится к сделке с проверяемой компанией. Такая таблица соответствия показывает инспекции, что подрядчик не уклоняется.

Ссылка на коммерческую тайну отказом служить не может. Сведения, полученные налоговым органом, охраняются налоговой тайной, и этот довод суды обычно не принимают. Если в договоре есть условие о конфиденциальности, его соблюдение не освобождает от исполнения требования налогового органа.

Если на подрядчика наложили штраф

Решение о привлечении к ответственности за непредставление документов можно обжаловать в УФНС России по г. Москве, а затем в Арбитражный суд города Москвы. Доводы обычно строятся на том, что требование не содержало сведений о конкретной сделке, было направлено с нарушением порядка или документы были представлены, но инспекция их не учла.

Ответ на требование: письмо, опись, способ отправки

Хорошо составленный ответ облегчает работу проверяемой компании и защищает самого подрядчика. Небрежный ответ создаёт противоречия, которые инспекция потом использует в акте.

Сопроводительное письмо

Письмо адресуют в инспекцию, которая выставила требование, со ссылкой на его номер и дату. В нём перечисляют, какие документы прилагаются, по каким пунктам требования они представлены и чего нет. Полезно кратко описать сделку: предмет договора, адрес объекта, сроки работ, кто со стороны подрядчика руководил работами. Такое описание задаёт рамку, в которой инспектор будет читать документы.

Пояснения должны совпадать с первичкой. Если в договоре срок окончания работ один, а по актам работы сданы позже, лучше сразу приложить дополнительное соглашение о переносе срока. Расхождения без объяснения вызывают вопросы.

Опись и форма копий

К письму прикладывают опись с номером каждого документа, его датой и числом листов. Копии заверяют. Многостраничный документ можно прошить и заверить один раз на обороте последнего листа. По ТКС документы направляют в электронной форме: формализованные документы в утверждённых форматах, остальные сканами. Бумажный ответ отправляют ценным письмом с перечнем вложений или сдают в канцелярию инспекции с отметкой о приёме на втором экземпляре.

Кто готовит ответ

Ответ собирают бухгалтерия и производственный отдел вместе. Бухгалтер отвечает за договоры, счета-фактуры и платёжки. Инженер ПТО отвечает за исполнительную документацию и журналы. Адвокат сводит пакет и проверяет, нет ли в нём противоречий. Перед отправкой полезно сверить ответ с проверяемым контрагентом: если его документы по объекту выглядят иначе, инспекция увидит это первой.

Подписи и полномочия

Письмо подписывает руководитель или представитель по доверенности. Доверенность прикладывают к ответу, если подписант не значится в ЕГРЮЛ. Иначе инспекция может посчитать документы непредставленными.

Допрос, осмотр и другие мероприятия, которые идут вслед за запросом

Документами встречная проверка часто не заканчивается. Если ответ подрядчика вызвал вопросы, инспекция назначает дополнительные мероприятия налогового контроля.

Вызов руководителя и сотрудников

Директора подрядчика могут вызвать на допрос как свидетеля по статье 90 НК РФ. Его спрашивают, как была найдена проверяемая компания, кто вёл переговоры, кто подписывал документы, сколько человек работало на объекте, где брали материалы. Если директор номинальный и ничего не знает о работах, это прямой довод о том, что подрядчик «технический». Поэтому руководитель должен знать объекты своей компании хотя бы в общих чертах.

Вызывают и прорабов, мастеров, водителей. Их показания сверяют с журналами и пропусками. Свидетель может отказаться от показаний, которые уличают его самого или его родных, и может прийти с адвокатом.

Осмотр по адресу и запросы в банки

Инспекция может провести осмотр помещения по юридическому адресу подрядчика и проверить, есть ли там офис. Отсутствие компании по адресу из ЕГРЮЛ само по себе не делает сделку фиктивной, но усиливает подозрения. Параллельно запрашивают выписки по счетам, чтобы проследить движение денег.

Когда встречная проверка переходит в претензии к подрядчику

Если по ответам видно, что подрядчик сам привлекал субподрядчиков с признаками формальности, инспекция может включить его в план выездных проверок. Ответ на встречный запрос фактически становится первым документом будущей проверки самого подрядчика. Это ещё одна причина готовить его тщательно.

План действий подрядчика с первого дня после требования

Порядок, который помогает пройти встречную проверку без потерь:

1. В день поступления требования отправить квитанцию о приёме по ТКС.
2. Определить контрагента, договор и период, о которых спрашивают.
3. Проверить, приложена ли копия поручения и указана ли конкретная сделка.
4. Назначить ответственных: бухгалтерия, ПТО, адвокат.
5. Собрать документы по каждому пункту требования и сверить даты, объёмы, суммы.
6. Если не успеваете, на следующий день после получения направить уведомление о продлении срока.
7. Подготовить сопроводительное письмо с таблицей соответствия пунктам требования и опись.
8. Отправить ответ по ТКС или сдать в канцелярию, сохранить подтверждение.
9. Предупредить руководителя и прорабов о возможном вызове на допрос.
10. Зафиксировать в реестре, что и когда было передано в инспекцию.

Как снизить риск встречных запросов в будущем

Риск снижает порядок в документах по каждому объекту. Исполнительная документация должна вестись по ходу работ, а не собираться в конце. Переписку с заказчиком и генподрядчиком лучше хранить в одной папке с договором. Субподрядчиков подрядчику стоит проверять до заключения договора: регистрация, адрес, наличие персонала и техники, опыт аналогичных работ, отсутствие сведений о недостоверности в ЕГРЮЛ. Сервис ФНС «Прозрачный бизнес» и картотека арбитражных дел дают базовую картину о контрагенте.

Когда подключать адвоката

Адвокат нужен, если требование сформулировано широко, если проверяемый контрагент уже получил акт с претензиями по реальности работ, если вызывают на допрос руководителя или если среди документов есть пробелы. Адвокат проверяет законность требования, помогает собрать пакет, готовит пояснения и сопровождает сотрудников на допросе. Переписка с адвокатом защищена адвокатской тайной, а сам адвокат не может быть допрошен об обстоятельствах, ставших ему известными при оказании помощи. Для компании, которая регулярно получает встречные запросы, удобнее абонентское сопровождение: тогда ответы на требования готовятся по единым правилам.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта sporystroitelnye@gmail.com