Справка КС-3: образец и разбор

Справка КС-3 — это справка о стоимости выполненных работ и затрат, которую подрядчик составляет вместе с актом о приёмке КС-2 и передаёт заказчику для расчётов. Акт показывает, какие работы и в каком объёме сданы. Справка показывает, сколько они стоят в деньгах: с начала работ по договору, с начала года и за отчётный период. Унифицированная форма утверждена тем же постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100, что и акт. Обязательной она не является, компания может разработать свой бланк с реквизитами первичного документа, но строительный рынок по-прежнему работает в основном с типовой формой.

Для заказчика КС-3 — основание оплатить работы и учесть затраты. Для подрядчика — подтверждение суммы, которую заказчик признал к оплате. В споре о задолженности справка нередко оказывается важнее акта: в ней видно, сколько выполнено нарастающим итогом и сколько уже оплачено. Ошибки в суммах, в НДС или в зачёте авансов становятся предметом спора и поводом для отказа в оплате. Ниже разобраны форма справки, её связь с актом, порядок отражения НДС и авансов, а также образец заполнения.

Форма справки и её отличие от акта о приёмке

Справка о стоимости работ — сводный денежный документ. В ней нет перечня работ по позициям сметы, как в акте. Её строки отражают объекты, этапы, пусковые комплексы или виды работ укрупнённо, а графы — суммы за разные периоды.

Шапка справки

Шапка повторяет реквизиты акта: инвестор, если участвует, заказчик, подрядчик, стройка, объект, номер и дата договора, номер документа, дата составления, отчётный период. Данные должны совпадать с актом до знака. Расхождение в номере договора или в периоде даёт заказчику повод утверждать, что справка относится к другому обязательству.

Табличная часть

Таблица справки содержит колонки: номер по порядку; наименование пусковых комплексов, этапов, объектов, видов работ, оборудования, затрат; код; стоимость выполненных работ и затрат с начала проведения работ, с начала года и в том числе за отчётный период. Под таблицей указывают итог, сумму НДС и всего с учётом НДС.

Один документ на период

Справку составляют одну за отчётный период по объекту или по договору. Если за месяц подрядчик сдал несколько актов КС-2, все они отражаются в одной справке. Если объектов несколько, их можно показать отдельными строками в одной справке или оформить несколько справок, это стороны определяют в договоре.

Собственный бланк вместо типового

Закон о бухгалтерском учёте разрешает организации утвердить свою форму первичного документа. Для справки о стоимости работ это значит, что можно добавить строки для аванса, удержаний, штрафов, которых нет в типовой форме. Собственный бланк должен содержать наименование документа, дату, наименование составившей организации, содержание операции, денежную величину, должности и подписи ответственных лиц. Форма закрепляется учётной политикой. Если заказчик настаивает на своей форме, её прикладывают к договору, чтобы потом не спорить о том, какой бланк считать надлежащим.

Связь с актом КС-2: суммы, периоды и порядок проверки

Справка и акт составляются за один период и подписываются одними лицами. Сумма в графе «за отчётный период» справки должна быть равна сумме по всем актам КС-2 за этот же период. Это первое, что проверяет бухгалтерия заказчика и что сверяет эксперт в суде.

Как сверить документы

Перед подписанием подрядчику полезно сделать простую сверку:

1. Сложить итоги всех актов КС-2 за период.
2. Сравнить с графой «за отчётный период» справки.
3. Проверить, что графа «с начала проведения работ» равна сумме предыдущей справки по этой графе плюс текущий период.
4. Проверить, что графа «с начала года» обнуляется в январе и дальше растёт нарастающим итогом.

Что делать при расхождении

Если суммы не совпадают, подписывать справку нельзя. Расхождение потом используется против подрядчика: заказчик заявит, что часть работ не принята, или что подрядчик завысил стоимость. Нужно найти ошибку, исправить документ и подписать согласованную пару заново. Если документы уже подписаны с ошибкой, стороны оформляют корректирующие акт и справку.

Справка без акта

Иногда заказчик подписывает справку, но не подписывает акт, ссылаясь на замечания по качеству. Такая ситуация двусмысленна: справка подтверждает стоимость, но не приёмку по объёмам. В суде подписанная справка служит доказательством того, что заказчик признал стоимость работ, но для полного доказательства долга подрядчику понадобятся акты, односторонние или подписанные, и исполнительная документация.

Корректировка после экспертизы или проверки

Бывает, что после подписания справок заказчик проводит собственную проверку объёмов или судебная экспертиза устанавливает меньший объём работ. Тогда сумма «с начала проведения работ» в последней справке перестаёт соответствовать действительности. Заказчик требует вернуть переплату, а подрядчик ссылается на подписанные документы. Подписание справки не лишает заказчика права оспорить объём и стоимость, если он докажет, что недостатки или завышение нельзя было обнаружить при обычной приёмке. Для подрядчика это аргумент вести исполнительную документацию так, чтобы любой объём в справке подтверждался схемами и журналами.

Графы справки: с начала работ, с начала года, за период

Три денежные графы справки показывают состояние расчётов в разных разрезах. Их значение часто недооценивают, а в споре они дают готовый расчёт.

Графа «с начала проведения работ»

Эта графа показывает всю стоимость работ, выполненных по договору с первого дня. Она позволяет сравнить выполненное с ценой договора и увидеть, сколько осталось. В деле о взыскании долга графа «с начала проведения работ» из последней подписанной справки показывает, какую сумму заказчик признал. Из неё вычитают оплаченное и получают задолженность.

Графа «с начала года»

Графа нужна для бухгалтерского и налогового учёта. На переходящих объектах, которые строятся несколько лет, она обнуляется в начале календарного года. Ошибки в этой графе на расчёты по договору обычно не влияют, но вызывают вопросы у налогового инспектора.

Графа «за отчётный период»

Это сумма к расчёту за текущий месяц или другой период. Именно её заказчик оплачивает по договору, за вычетом авансов и удержаний. Сумма должна соответствовать актам КС-2 периода.

Условный пример по трём графам

Допустим, договор начат в октябре. За октябрь сдано работ на 4 млн рублей, за ноябрь на 6 млн, за декабрь на 5 млн, за январь на 3 млн. В январской справке графа «за отчётный период» составит 3 млн, графа «с начала года» тоже 3 млн, потому что год только начался, а графа «с начала проведения работ» — 18 млн. Если заказчик к этому моменту перечислил 12 млн, долг по справке составляет 6 млн без учёта зачёта аванса и удержаний. Цифры условные, но схема одинакова для любого объекта.

НДС в справке о стоимости работ

Налог на добавленную стоимость отражается в итоговых строках справки: итого без налога, сумма НДС, всего с налогом. Ставку применяют ту, что действует на дату отгрузки, то есть на дату передачи результата работ заказчику.

Момент начисления налога

Для подрядчика моментом определения налоговой базы считается день передачи результата работ. В строительстве это обычно дата подписания акта. Счёт-фактура выставляется в течение пяти календарных дней с этого момента. Если подписание акта затянулось, а работы фактически переданы, вопрос о моменте отгрузки может стать предметом спора с налоговой инспекцией.

Подрядчик без НДС

Подрядчик на упрощённой системе налогообложения, если он не является плательщиком НДС, указывает в справке «Без НДС». Если заказчик ожидал цену с налогом, а договор этого прямо не определил, возникает спор о цене. ГК и налоговое законодательство в целом исходят из того, что налог включается в цену договора, если иное не согласовано. Подрядчику стоит формулировать цену в договоре прямо: «в том числе НДС» или «НДС не облагается».

Изменение ставки

Если ставка налога изменилась во время исполнения договора, работы, переданные после изменения, облагаются по новой ставке. Подрядчику и заказчику нужно заранее договориться, меняется ли общая цена договора или налог берётся из согласованной суммы. Без такого условия стороны спорят, кто несёт расходы на повышение налога.

Вычет у заказчика

Заказчик принимает налог к вычету на основании счёта-фактуры после принятия работ к учёту. Справка и акт подтверждают принятие. Если заказчик подписал документы, но потом оспаривает работы, налоговая инспекция может проверить, не завышены ли вычеты. Поэтому заказчики часто тянут с подписанием, пока не убедятся в объёмах. Подрядчику это нужно учитывать при планировании денежного потока и не путать задержку подписания с отказом от приёмки.

Авансы и удержания: как отражать их в КС-3

Типовая форма не содержит отдельных строк для зачёта аванса и гарантийного удержания. На практике подрядчики добавляют их под итоговой строкой, чтобы справка сразу показывала сумму к оплате.

Зачёт аванса

Если заказчик выплатил аванс, договор обычно определяет, как он засчитывается: пропорционально каждому акту, равными долями или полностью в последнем периоде. В справке под строкой «Всего с НДС» добавляют строку «Зачёт аванса» и строку «К оплате». Сумма зачёта должна соответствовать договорному порядку. Если подрядчик зачтёт меньше, чем положено, заказчик потребует пересчёта. Если больше, подрядчик сам уменьшит сумму к получению.

Неотработанный аванс

Если договор расторгнут, а сумма выполненных работ по последней справке меньше полученного аванса, разница становится неотработанным авансом. Заказчик вправе потребовать его возврата. Справки с графой «с начала проведения работ» в этом споре показывают, сколько было выполнено. Подрядчику, который оспаривает требование о возврате аванса, нужно доказать выполнение работ сверх отражённого в подписанных справках, например односторонними актами.

Налог с аванса

Подрядчик, получивший аванс, начисляет с него НДС и выставляет заказчику авансовый счёт-фактуру. Когда работы сдаются и аванс засчитывается в справке, подрядчик принимает налог с аванса к вычету, а заказчик восстанавливает ранее принятый вычет. Если зачёт аванса в справке отражён неправильно, неверными окажутся и налоговые расчёты обеих сторон. Сумма зачёта в справке, в счёте-фактуре и в бухгалтерских проводках должна совпадать.

Гарантийное удержание

Если договор предусматривает удержание части цены до окончания гарантийного срока, его отражают отдельной строкой. Это даёт обеим сторонам ясный учёт удержанных сумм и упрощает расчёт при возврате.

Образец заполнения справки КС-3

Ниже приведена условная схема заполнения. Наименования и суммы приводятся для понимания структуры и не относятся к реальному объекту.

Шапка

• Заказчик: полное наименование, адрес, ИНН и КПП.
• Подрядчик: полное наименование, адрес, ИНН и КПП.
• Стройка и объект: так же, как в актах периода.
• Договор: номер и дата.
• Номер справки и дата составления.
• Отчётный период: даты начала и окончания.

Табличная часть

1. Строка 1: «Всего работ и затрат, включаемых в стоимость работ», с суммами по трём графам.
2. Строка 2 и далее: детализация по объектам, этапам или видам работ, если договор требует.
3. Итого.
4. Сумма НДС или отметка «Без НДС».
5. Всего с учётом НДС.
6. Дополнительные строки, если они предусмотрены договором: зачёт аванса, гарантийное удержание, к оплате.

Подписи

Справку подписывают представители заказчика и подрядчика с указанием должностей и расшифровкой подписей. Требования к полномочиям такие же, как для актов. Печать ставят, если её требует договор.

Порядок передачи

Справку передают одновременно с актами КС-2 и счётом-фактурой. Комплект направляют сопроводительным письмом с отметкой о получении или через систему электронного документооборота, если стороны о ней договорились.

В сопроводительном письме полезно перечислить все передаваемые документы с номерами и датами и указать срок, который договор отводит заказчику на подписание. Такое письмо потом служит точкой отсчёта для одностороннего оформления и для расчёта просрочки оплаты.

Справка в споре об оплате: типовые ошибки и их последствия

Подписанная справка — одно из главных доказательств в иске подрядчика о взыскании долга. Судьи сопоставляют её с актами, платёжными поручениями и договором. Ошибки в справке не лишают подрядчика права на оплату, но затягивают дело и дают ответчику аргументы.

Расчёт исковых требований

Иск подрядчика о взыскании долга опирается на последнюю справку. Из графы «с начала проведения работ» вычитают сумму всех платежей заказчика. Полученная разница — основной долг. К нему добавляют договорную неустойку за просрочку оплаты или проценты по ГК, если неустойка не предусмотрена. Заказчик может заявить о снижении неустойки, и подрядчику стоит заранее подготовить возражения.

Встречные требования заказчика

Заказчик в ответ на иск часто заявляет встречные требования: о взыскании неустойки за просрочку работ, о возмещении расходов на устранение недостатков, о возврате переплаты. Справки и акты в этом споре работают для обеих сторон. Поэтому подрядчику важно, чтобы каждый документ за весь период договора был оформлен без ошибок.

Справка, акт сверки и давность

Подписанная справка подтверждает стоимость работ на дату её составления. Для давности по требованию об оплате важнее другое: когда наступил срок платежа и признавал ли заказчик долг позднее. Признание долга, например подписанный уполномоченным лицом акт сверки расчётов с указанием суммы задолженности, по ГК прерывает течение давности, и срок начинает течь заново. Подрядчику, у которого долг тянется с прошлых лет, стоит периодически направлять заказчику акт сверки. Возврат подписанного акта сверки с признанной суммой станет дополнительным доказательством в иске, а отказ его подписать покажет позицию заказчика до суда.

Где рассматриваются споры

Споры между строительными компаниями в столице рассматривает Арбитражный суд города Москвы, если договор не устанавливает иную подсудность. Перед подачей иска подрядчик направляет претензию и ждёт ответа в течение срока, установленного договором или АПК РФ. Вместе с иском подают договор, акты, справки, платёжные документы, переписку и расчёт суммы.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта sporystroitelnye@gmail.com